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Pequenos Negócios \ 22 de novembro de 2017

10 Erros que Devem Ser Evitados ao Escrever um Email

Emails. Uma invenção fantástica que nos permite manter contato com amigos, família, colegas de trabalho, pessoas que estão tentando nos vender umas pílulas mágicas para emagrecer e aquele príncipe da Nigéria que precisa depositar um milhão de dólares da sua conta. Essa ferramenta maravilhosa que nos ajuda a receber mensagens de confirmação da entrega da pizza junto com cartas de correntes enviadas por aqueles membros da família que não são tão chegados.

Com o crescimento do Facebook e a ascensão dos aplicativos de mensagens, uma grande parte das mensagens mais triviais que enviamos e recebemos se mudou para outros lugares e, dessa forma, deixou os emails serem os pombos-correio de hoje em dia para os assuntos mais sérios. O fato de usarmos o email para assuntos relacionados a trabalho e outras ocasiões que requerem mensagens com mais do que três emojis e um GIF de uma cabra berrando, faz de cada erro uma catástrofe.

Por esse motivo pensamos que seria importante compartilhar nossa lista dos 10 principais erros de email que você deve evitar a qualquer custo. Tenha esta lista em mente quando escrever sua próxima “mensagem virtual” e verá que produzir um email livre de erros é tão fácil quanto aprender a criar um site.

Esquecer os anexos

Este é o pesadelo nível “ir para a escola de pijama” dos erros de email. É extremamente comum, sempre muito constrangedor e quando medimos na nossa escala negativa de erros, para este, não há só um aspecto. Felizmente, para todos nós, muitos serviços de email já implementaram um lembrete “anexos esquecidos” que verifica seu texto procurando frases como “anexei”, “arquivo anexado”, etc. Se um email que está para ser enviado tem frases como estas mas não tem nada anexado, uma mensagem aparece perguntando se essa é sua decisão final. Mas não confie só neste algoritmo para fazer seu trabalho. Comece por anexar seus arquivos antes de escrever sua mensagem, coloque um post-it na tela com a palavra “Anexo!” ou faça uma tatuagem de um clipe de papel na palma da sua mão – não importa qual, o que funcionar melhor para você.

E mais: jamais tente consertar com uma brincadeira idiota quando enviar o segundo email com o arquivo anexado. Não é engraçado.

Enviar para o destinatário errado

Nada mexe mais com o escritório que um email enviado para o endereço errado. Este tipo de erro tem uma grande variedade de resultados, desde uma simples turbulência até o caminho direto para o inferno. O mais sortudo talvez envie uma análise que acabou de escrever sobre Desafios e Oportunidades para o colega errado, já outro pode ter que enfrentar as consequências de ter enviado o pequeno desabafo “Por que odeio o João e abomino tudo o que ele representa” para o próprio João! Está se perguntando como fugir dessa encrenca? Leia cuidadosamente a sua lista de destinatários e considere ativar a função “Cancelar Envio” se seu serviço de email oferecer este recurso.

Escolher uma péssima linha de assunto

Primeiro de tudo, alguns emails (normalmente pedidos de emprego) requerem uma linha de assunto específica – quando você precisa escrever na linha de assunto o nome do cargo para o qual se está candidatando. Não faça gracinhas nessa hora. Além disso, mesmo quando você pode escolher livremente a sua linha de assunto, limite-se ao conteúdo do email proporcionando uma compreensão clara do que a pessoa vai encontrar no texto. Se você conseguir expressar isso de uma forma inesquecível e ainda estimular o destinatário a abrir o email, melhor ainda! “Vamos fazer o departamento disparar”, “ENTÃO, COMO EU FALEI COM VOCÊ HOJE DE MANHÃ…”, e “Notícias de hoje – Atualização das estatísticas” são todos excelentes exemplos de uma péssima linha de assunto. Não jogue um monte de emojis, não grite com o destinatário e não escreva nada que fique muito chato. Se quiser uma leitura mais profunda, você pode conferir nosso artigo sobre as dez títulos de emails que ninguém lê.

Escrever um email com o tom errado

Para evitar este erro você precisa encontrar o meio termo. Responder num tom formal a uma mensagem de um colega amigo é estranho. Por outro lado, responder ao chefe do seu chefe com uma mensagem como “valeu cara” provavelmente não vai fazer você conseguir aquela promoção que tanto deseja. Não está certo qual é a maneira correta para escrever para seus superiores, colegas e clientes? Dê uma olhada em emails que você tenha recebido, principalmente aqueles longos com diversas respostas e tente aprender qual a melhor postura a adotar. Além disso, você também pode perguntar a colegas confiáveis e cuja opinião você respeita o que acham do seu texto.

Enviar na hora errada

O “timing” de um email é toda uma filosofia especial. Algumas pessoas acreditam que enviar um email muito cedo ou algumas horas depois do final do dia de trabalho vai mostrar o quanto elas trabalham. Outras tentam agendar para enviar depois do horário de almoço do seu chefe ou de acordo com outros fatores esquisitos que muitos de nós nem levamos em consideração. A lição importante a aprender neste caso é não exagerar: não seja aquela pessoa que todo sabe que faz questão de enviar a primeira ou a última mensagem todos os dias. É óbvio demais! Mais importante, não envie às 23:45 ou às 05:30! Poucas pessoas vão gostar de ouvir o toque do aviso de email recebido em seus celulares a essas horas e, além disso, os emails ainda podem ficar misturados com muitos outros quando o destinatário for abrir suas mensagens de manhã.

Responder para todos (o tempo todo)

Acabou de receber um email do CEO da empresa dando um feliz ano novo para todos os funcionários? Está com vontade de responder? É recomendado não se manifestar, mas caso você insista em responder, pelo menos não escolha a opção ”responder para todos”. Um email enviado para todos os funcionários da companhia é um exemplo extremo, mas mesmo se poucos estão em cópia, responder a uma cadeia de emails (“email thread”) com muitos destinatários é definitivamente um não. A não ser que haja uma necessidade explícita de todos os envolvidos no conteúdo receberem o que você está enviando. Por favor, poupe seus colegas de “Obrigado”, “Tudo certo”, “Fantástico”! Este tipo de mensagem, normalmente leva mais pessoas a responderem e a criar uma cadeia de comentários no estilo do Facebook.

Esquecer de criar uma assinatura

Se mesmo os novos funcionários na sua empresa conheceram até mesmo seu apelido, tenha em mente que seu email vai acabar chegando na tela de alguém que não tem a menor ideia de quem você é. Assinaturas de email normalmente incluem seu nome completo, seu cargo na empresa, informações de contato e, caso seja relevante, links para um site pessoal ou para qualquer outra página de perfil de uma rede social. Não sabe como configurar sua própria assinatura? Vá no Google e digite “Como criar uma assinatura” + nome do seu serviço de email. As respostas vão surgir com a mesma rapidez com que os camelôs surgem vendendo guarda-chuvas em um dia da chuva.

Trabalhando com muitas (péssimas) fontes

Usar uma fonte comum e básica é o ideal quando se vai escrever um email. Não há a menor necessidade de tentar ser aquela pessoa especial que usa Brush Script, Papyrus ou a bem conhecida Serifa (que é considerada mais difícil de ler em telas do que sua prima Sem Serifa). Provavelmente, você já sabe que enlouquecer com diferentes fontes e cores não é a melhor forma para criar uma boa impressão. No entanto, muitos usuários de email experientes não conseguem perceber um suspeito disfarçado. Quando você copia textos de outras fontes, o texto que você acabou de colar pode trazer um novo “estilo de design”, um tamanho de fonte ligeiramente maior, uma cor mais brilhante ou um realce quase transparente ao fundo. Isto pode ficar ainda pior se o novo estilo continuar no restante do texto escrito após o que foi copiado e colado. Para se assegurar que seu email vai ter uma aparência profissional, escolha um estilo e fique com ele até o final.

Dica profissional: Para copiar um texto externo sem manter a formatação original, basta usar Ctrl+Shift+V.

Começando com: A Quem Interessar Possa

É difícil encontrar uma grande diferença entre abrir um email começando dessa forma e jogar pela janela um balão cheio de água sem olhar. Desde que você não esteja enviando um email de reclamação a uma gigantesca cadeia de lanchonetes ou restaurantes, esta frase para o início de um email demonstra como você investiu pouquíssimo tempo procurando a quem deveria ser enviado o seu email. A não ser que encontre a logo de uma firma de advocacia acima do texto, a maioria dos destinatários simplesmente vai rapidamente passar para o próximo email em sua caixa de entrada.

Falha na revisão

Clicar “Enviar” em um email que você levou 3 dias aperfeiçoando é um momento especial, tão esperado quanto a nova temporada de “Game of Thrones”. Não deixe os sentimentos de alívio e missão cumprida atrapalharem seu julgamento e fazerem de você “um corredor que começa a celebrar a vitória uns passos antes da linha de chegada e acaba por tropeçar e perder a corrida”. Desde a primeira palavra escrita se certifique de seguir as ordens dadas pelo corretor ortográfico de sua preferência. Além disso, dê um tempo para fazer uma revisão completa, corrigir qualquer erro de digitação, erros de gramática ou reescrever o que for necessário. Depois veja se há alguma forma de “cortar a gordura” do seu texto – as pessoas odeiam emails muito longos. Se você consultou amigos ou colegas, nunca se esqueça de remover aquele “Então esta é minha versão final, o que você acha?” do início da mensagem!

Quer enriquecer a assinatura com uma URL ao final de cada email que você envia? Crie um incrível site com Wix hoje mesmo!