9 Maneiras de Ser Mais Produtivo e Passar Menos Tempo no Trabalho

Você tem a sensação de que fica horas demais no escritório? Que fica preso num ciclo de trabalho que não acaba nunca? Você pode até ficar surpreso de saber que é possível produzir muito mais passando menos tempo no escritório. Sim – é verdade: reduzir o número de horas de trabalho pode fazer de você um funcionário melhor e mais produtivo.

Como se consegue isso? A seguir, nove dicas, fáceis de seguir e que vão ajudá-lo a ser mais eficiente no trabalho e a ter mais tempo para aproveitar com seus amigos e família.

1. Use uma Agenda

Se você está organizando o seu dia de trabalho sem usar uma agenda, então está na hora de começar a usar! Agendas servem para muito mais do que apenas lembrar quais reuniões você tem no dia. Se você programar todas as horas do seu dia, é muito mais provável que consiga manter o foco em cada tarefa. Recomendamos programar o seu dia inteiro de trabalho, separando uma parte do dia para cada tarefa que precisa ser feita. Marque um compromisso com você mesmo para trabalhar naquele projeto que você nunca consegue pegar. Separe uma parte da semana para dar conta de emails antigos e terminar aquela papelada chata. Se você marcar dia e hora específicos na semana para executar suas tarefas, a probabilidade de que consiga terminá-las é muito maior.

2.Estabeleça Intervalos de Tempo Menores

Uma vez que começou a usar sua agenda, estabeleça intervalos de tempo menores. Se você separar uma hora inteira para uma reunião, provavelmente você vai levar uma hora mesmo. Experimente programar reuniões de 30 ou 45 minutos. Se você estabelece para você mesmo tempos menores para executar suas tarefas, você fica mais motivado e faz seu dia de trabalho render mais.

3. Simplifique

Precisa criar uma apresentação de última hora ou um portfólio virtual para impressionar um cliente? Evite a tentação de querer reinventar a roda e consiga facilmente manter seu prazo usando algumas das muitas ferramentas grátis para negócios que estão disponíveis online. Com PicMonkey, por exemplo, você pode fazer edição de fotos, já com Audacity você pode gravar arquivos de áudio e com Wix você  pode criar grátis seu belíssimo portfólio virtual.

4. Leia Emails só 2 a 3 Vezes ao Dia

Email é talvez a maior armadilha de tempo no mundo do trabalho hoje em dia. Cada vez que você para o que está fazendo e vai checar sua caixa de entrada, está tirando tempo e foco da sua tarefa do momento. A grande maioria das pessoas que trabalham, verifica sua caixa de entrada obsessivamente – gastando 28% do seu tempo de trabalho na sua caixa de entrada de email. É verdade que as pessoas esperam receber respostas aos seus emails em 24 horas, mas isso não significa que você precise responder nos próximos 24 segundos! Programe duas ou três vezes por dia para administrar seu email, talvez a primeira coisa logo de manhã, 30 minutos antes do almoço e outros 30 minutos no final do dia. Fora disso mantenha sua caixa de entrada fechada durante o restante do dia. Pode levar um tempo para se acostumar, mas resista à vontade de olhar constantemente. Seu smartphone também está incluído nisso aí!

5. Saia dos chats

Não é só o seu email que você precisa fechar. Todos aqueles chats, quer seja no Facebook, Google ou FaceTime também tiram a sua atenção do trabalho. Cada vez que você se distrai e perde alguns segundos para mandar seu ícone favorito para alguém ou até um “volto já”, você desperdiça um tempo valioso de trabalho. Essa transição de volta para o trabalho leva muito mais tempo do que você possa imaginar. Faça um favor a você mesmo e feche ou saia de todos esses chats. Depois do trabalho você sempre pode recuperar o atraso com os amigos e família, especialmente agora que você conseguiu ter mais tempo livre depois do trabalho.

6. Faça uma Lista de Tarefas

Fazer uma lista clara de tudo o que você precisa fazer cada dia vai deixá-lo mais focado no trabalho. Na sua lista, dê prioridade às coisas mais importantes, aquelas que você deve fazer primeiro para não sair do caminho traçado. Nós todos temos a tendência a desviar um pouco para executar tarefas que parecem urgentes ou rápidas de fazer, mas se não são de prioridade máxima não vale a pena o tempo perdido. Fique primeiro com as coisas mais importantes e só depois adicione, ao final da lista, todas as outras tarefas.

Uma dica para essa Lista de Coisas a Fazer: Comece por tudo aquilo que você não gosta tanto. Se você conseguir terminar todo aquele trabalho mais chato ainda de manhã, quando está com mais energia, vai conseguir executar estas tarefas de maneira mais eficiente. Aí vai ter o resto do dia para fazer todo aquele trabalho que você curte mais.

7. Há um Limite Para Perfeccionismo

Todos nós gostamos de fazer o melhor trabalho possível, mas parte de ser eficiente é saber quando o trabalho que executamos está suficientemente bom. Se você ficar obcecado com cada pequeno detalhe vai ficar atolado nas pequenas coisas e vai perder a visão do conjunto por inteiro. Na maioria dos ambientes de trabalho é mais importante tocar em frente do que ficar se certificando que cada sinal de pontuação está devidamente colocado. Você irá conseguir liberar um grande número de horas em seu cronograma se você conseguir decidir quais projetos precisam ficar perfeitos e se contentar com ‘bom o suficiente’ para o restante.

8. Delegue

Todos nós temos nossos pontos fortes e os pontos fracos também. Enquanto algumas pessoas conseguem fazer, de cabeça, cálculos matemáticos complexos, outros conseguem bater 500 palavras num documento word em menos de uma hora. Se você tem um projeto a fazer que não é o seu forte, veja se pode delegar para alguém que possa fazê-lo melhor e bem mais rápido. Usando seu tempo para fazer aquilo em que você é realmente bom e delegando para outros tudo aquilo em que eles são bons você irá economizar um tempo precioso e se resguardar de muita frustração.

9. Altere Seus Horários

Mesmo que pareça fora da realidade, se você pensar nos seus horários de trabalho com outra perspectiva pode poupar um tempo imenso. Se você chegar bem cedo ao escritório, antes dos outros funcionários aparecerem, pode começar a riscar itens em sua lista de ‘coisas a fazer’ nessas horas tranquilas antes mesmo que seus colegas de trabalho consigam tomar a primeira xícara de café. Sem a distração das fofocas de escritório e de longas pausas para lanchinhos, você provavelmente vai achar essas primeiras horas da manhã as mais produtivas do seu dia. Sabe qual é o outro bônus de trabalhar nesse horário? Você evitará os engarrafamentos na ida e volta do trabalho e isso irá te proporcionar mais horas livres durante o dia.