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Pequenos Negócios \ 27 de Junho de 2016

10 Erros ao Escrever um E-mail que Jamais Devem Ser Cometidos

Todos os dias enviamos dezenas de e-mails. Alguns são muito curtos (“onde irá almoçar hoje?”) outros bem maiores, como a sua newsletter enviada para divulgar sua empresa ou seu site. Com toda a papelada com a qual é preciso lidar diariamente e por vezes prazos muito apertados, os erros acabam por acontecer. Felizmente, a maioria é insignificante. Mas quando se trata da vida de alguém em uma empresa, isto pode manchar de forma séria a reputação de profissional atento e rigoroso.

Este pequeno guia identifica os erros cometidos com maior frequência ao se redigir um e-mail. Leia-o com atenção. Irá te ajudar a fazer a verificação necessária antes de clicar em “Enviar”.

10 Erros ao Escrever um E-mail que Jamais Devem Ser Cometidos

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    Errar o destinatário

É o erro mais clássico e o que é menos perdoado. Você quer enviar umas fotos mais “apimentadas” ao seu/sua cônjuge, mas como você está com a cabeça focada naquele relatório que tem que ser “feito para ontem” e que seu chefe acabou de lhe passar, acontece que é o nome do seu chefe que você vai colocar no campo “Para”. Evidentemente que só DEPOIS que enviou irá perceber o erro cometido. Se serve de algum consolo, esta história já aconteceu com todo mundo pelo menos uma vez: o advogado que envia documentos confidenciais à parte contrária, o designer que enviou o modelo do site ao cliente errado, etc. Mas quando isso acontece com a gente, assusta e dói fundo.

Podemos tranquilizá-lo: você não está totalmente desamparado. Se você reagir rapidamente (questões de segundos) pode recuperar e cancelar o infeliz e-mail, esta é uma opção oferecida pela maioria dos grandes provedores de mensagens eletrônicas, a começar pelo Gmail com o qual o Wix trabalha para lhe fornecer os endereços de e-mail personalizados do seu site. Escapou de boa!

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    Esquecer de anexar um documento

Você já procurou para todo o lado e não vê nada. Não há meio de colocar o cursor neste maldito documento apesar de ter sido informado a respeito na mensagem que recebeu. É que, por uma besteira, a pessoa que lhe enviou a mensagem esqueceu de anexar o documento ao e-mail. Um erro frequente que leva a uma troca de mensagens um pouco constrangedoras e numerosos pedidos de desculpas. Evidentemente, ninguém está livre disso. Então, mesmo que tenha extrema atenção e cuidado, não esqueça de verificar se seus arquivos foram bem anexados antes de enviar uma mensagem.

Melhor ainda, para que todos estejam de acordo em relação ao que foi enviado/recebido inclua no corpo da sua mensagem uma lista detalhada com todos os arquivos que foram anexados. Um exemplo? Você vai encontrar anexo: 1. O contrato de trabalho do Sr. Fulano; 2. A foto do meu gato Billy em GIF animado; 3. O novo design de seu site Wix. Em nossa humilde opinião é a melhor maneira de lembrar.

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    Destruindo o design

Como gostamos de dizer, o hábito faz o “mail”. Isto é, se você quer que seu e-mail seja lido e considerado, evite acumular blocos de texto uns por cima dos outros. É necessário fazer um esforço especial no design, pelo menos tanto quanto no texto. Felizmente, nunca foi tão fácil organizar seus e-mails. Com o ShoutOut basta escolher um dos templates grátis previamente criados por nossos designers e acrescentar os seus elementos com um simples “arrasta e solta”. Não é necessário qualquer conhecimento técnico. Sua única missão é redigir mensagens suficientemente cativantes para convencer seus leitores a clicar. Mas mesmo nessa questão temos alguns conselhos para facilitar sua vida. Vai agradecer a quem mesmo?

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   Redigir mal a linha do assunto

O assunto é o título do seu e-mail. É este que aparece junto do seu nome na lista de mensagens de seus destinatários. Em poucas palavras indica o que estes podem esperar quando abrirem suas mensagens: “Resposta ao seu pedido como candidato à vaga de alpinista”, “Em seguida à nossa reunião (desastrosa) do dia 2 de Junho de 2016” ou “Memorando nº 613 – Fatura”. Uma vez que é o primeiro elemento que aparece é também o mais crucial para suas campanhas de e-mail marketing. Por isso é necessário ser preciso, para que seus leitores possam facilmente encontrar a mensagem que quer passar e esta ser eficaz. Este artigo explica como redigir linhas de assunto que atraiam os cliques.

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    Negligenciar a educação

Existem mil e uma maneiras de ser educado em um e-mail. Algumas se referem ao assunto em si e outras à forma. Em todos os casos, nunca devem ser esquecidas. A seguir veja as mais elementares:

  • Agradeça sempre que receber um e-mail – com mais razão ainda uma vez que quem o enviou trabalhou duro para isso.
  • Tenha sangue frio mesmo quando precisar “enquadrar” um colaborador ou pedir a um fornecedor pela enésima vez para honrar um pedido em atraso. Nada impede que seja direto, mas tenha em mente que se irritar e insultar nunca trará bom resultado.
  • Comece e termine seus e-mails com as formas de cortesia usuais e dosar o grau de formalidade de acordo com sua intimidade com o destinatário da mensagem. Lembre-se: nada de “Beijinhos” para o reitor da sua universidade nem de “Com a expressão da minha mais sincera consideração” para o colega de trabalho da mesa ao lado.
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    Não fazer revisão

Não é necessário ser o Professor Sergio Nogueira da sua caixa de entrada, mas um erro de ortografia será sempre duramente criticado (pelo menos no pensamento de quem lê). Por isso é crucial revisar, revisar e revisar. Quando você tiver uma dúvida sobre a concordância do tempo de conjugação de um verbo ou do plural de uma palavra composta não é vergonha nenhuma consultar um dicionário ou um dos numerosos sites grátis dedicados à belíssima língua portuguesa. Resumindo, dê sete voltas com o dedo em torno do mouse antes de clicar em “Enviar”.

E para estar bem certo de não enviar inadvertidamente um e-mail incompleto ou repleto de letras trocadas nós recomendamos sempre começar pelo corpo da mensagem deixando em branco o campo “Para”. Este só deve ser preenchido no último momento depois que você fizer toda a revisão.

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    Colocar em cópia pessoas erradas

Não se trata da abreviatura de Código Civil ou de conta corrente. A abreviação “Cc” (de cópia carbono ou com cópia) se refere às pessoas que não estão diretamente envolvidas em seu e-mail, mas a quem você o envia assim mesmo para mantê-las informadas. Já o campo “Cco” ou “Bcc” em inglês (Com cópia oculta) serve para você incluir alguém que vai receber seu e-mail sem que o destinatário principal saiba, ao contrário do “Cc”.

Além disso, às vezes é necessário fazer um malabarismo entre os Cc e os Cco para administrar as sensibilidades na empresa. “Como você esqueceu de me colocar no circuito em relação a esta questão pela qual eu sou responsável, especialista e é pertinente a mim?!”. Salvo contra indicação específica, na dúvida, inclua em cópia todas as pessoas implicadas no assunto, a começar pelos seus superiores. Assim você evitará confrontos e discussões.

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    Não salvar

Céus! Este grande e-mail de apresentação que te consumiu três dias de trabalho intenso e 25 xícaras de café para ficar pronto simplesmente virou fumaça. A culpa é do seu browser que fechou de repente ou de seu computador que deu “pau”. No entanto, é possível evitar esta situação (e as úlceras associadas a isso) salvando regularmente suas mensagens. Você vai encontrar seus preciosos esboços na seção “Rascunhos” do seu provedor de e-mail e basta ir buscá-los no momento de trabalhar neles de novo, e tudo isto na maior tranquilidade.

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    Não assinar

“Atenciosamente, Martim”. Martim, o quê? Aquele louro da contabilidade? Ou o braço direito do dono? Forçosamente, se você não assina ou assina de forma incompleta seus e-mails, vai ficar difícil para seus destinatários saberem de quem se trata. No entanto, é muito fácil se apresentar adequadamente. Os provedores de mensagens permitem arquivar sua assinatura eletrônica que será automaticamente incluída ao final de cada uma das suas mensagens. É comum incluir seu nome, o nome da sua empresa, sua função além dos dados de telefone, fax. Se você tem um site, este é o momento de incluir o endereço do seu site: um pouco de propaganda grátis não faz mal a ninguém.

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    Enviar em horário impróprio

Enviar e-mails no meio da noite nunca é uma boa ideia. Primeiro porque o cansaço não ajuda, você vai estar mais suscetível a cometer um dos 9 erros que mencionamos acima. Segundo, porque seu e-mail vai ficar misturado com aqueles que foram enviados ao final do dia ou de manhã cedo e por isso terá menos chance de saltar à vista da pessoa para quem você o enviou. Terceiro, porque esta pessoa pode achar estranho, e não muito profissional, ter recebido seu e-mail às 3 da manhã.

Resumindo, salvo algumas exceções ditadas pela urgência, envie suas mensagens de segunda a sexta em horário comercial.

 

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