Como Organizar Um Evento de Sucesso
Você está planejando um evento para promover seu negócio ou expor a sua arte. Seja lá o que for que você esteja planejando fazer – um painel, exposição, palestra ou encontro – em algum momento você vai ter que tomar algumas decisões importantes: Qual o local ideal, que tipos de serviços você precisa contratar, que tipo de patrocinadores procurar, etc.
Se você já participou de um dos vários “Encontros de Usuários Wix” que organizamos regularmente, você sabe que temos alguma experiência no planejamento de eventos…com isso em mente e para lhes ajudar, reunimos aqui algumas dicas que irão deixar você mais perto de fazer do seu evento um grande sucesso!
Identifique seu objetivo
Convide outros palestrantes
Escolha um local
Convide alguns patrocinadores
Promova o seu Evento
1. Identifique seu objetivo
Seja específico sobre o que você quer alcançar com o seu evento e qual o tipo de público que você quer atingir. Você quer promover um produto, ou posicionar-se como um expert na sua indústria? Com um objetivo em mente, você pode estruturar seu evento de uma forma que vai apelar para o seu público-alvo.
2. Convide outros palestrantes
Existe uma chance muito grande de que você será a atração principal do seu evento, obviamente. Mas isso não significa que você deva ser o único a falar nele; no geral, o público destes eventos gosta de ouvir várias opiniões diversas, que mostram diferentes perspectivas sobre o assunto ou tema abordado. Portanto, esteja aberto a ideias diferentes – converse com colegas e amigos sobre que tipos de palestrantes e temas que deve funcionar melhor para o seu evento.
Ao convidar os potenciais candidatos, descreva o público-alvo, qual será a estrutura do evento e os tópicos que serão cobertos. Se você convidar vários oradores, selecione um sub-tema para cada um deles, de modo a evitar uma repetição de conteúdo.
3. Escolha um local
Cada local tem benefícios e desafios únicos, mas existem alguns elementos essenciais que você precisa ter em qualquer lugar. Decida quais são os itens indispensáveis ao seu evento, como microfones ou um projetor de vídeo, e veja quais locais comportam isso.
Depois de encontrar um espaço potencial, peça uma estimativa detalhada de custos, de modo que você possa ver exatamente onde seu dinheiro está indo. Certifique-se de perguntar (repetidamente) sobre qualquer taxa extra – caso contrário, você pode descobrir que você foi cobrado por uma mesa adicional ou por ter ficado uma meia hora a mais. Também pergunte sobre seguros, licenças de bebidas e outras questões semelhantes que o seu local e evento possam precisar. Por exemplo, se você trouxer comida de fora, muitos locais costumam cobrar extra por isso.
4. Convide alguns patrocinadores
Procure por patrocinadores que estão ligados a sua indústria ou que poderão reforçar a sua comunidade e o objetivo do seu evento. Por exemplo, se o seu público-alvo são pessoas interessadas em esportes e você gostaria de obter patrocinadores da indústria alimentar, entre em contato com marcas que comercializam alimentos saudáveis. Pergunte aos seus patrocinadores se eles fornecem copos, guardanapos, artigos de papelaria, etc, e ajuste seu orçamento de acordo.
5. Promova o seu Evento
Seus patrocinadores, apresentadores e o próprio local podem ajudar a promover o seu evento através de postagens em seus blogs, links para sua página do evento ou em redes sociais, mas a forma mais eficiente ainda é criar um site para promover um evento na Internet você mesmo.
Leitura bônus: como planejar um casamento.
