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Ferramentas \ 3 de setembro de 2013

Como Usar Seu Email De Maneira Profissional

Mesmo após a chegada das redes sociais e de novos meios de comunicação (WhatsApp?), o email ainda é o meio de comunicação favorito na esfera profissional. A capacidade de passar orientações e resolver problemas sem estar cara-a-cara permite que muitas empresas usem os emails como uma ferramenta de produtividade.

vários envelopes diferentes

No entanto, há momentos em que o profissionalismo é deixado para trás e as regras de etiqueta são esquecidas. Então vamos ver aqui algumas regras a serem seguidas pelos usuários profissionais de email:

1. Cumprimentos e despedidas – Nunca comece um e-mail com o conteúdo, ele sempre deve iniciar com uma introdução ou com o nome do destinatário. E sempre termine dizendo “obrigado” – sempre.

2. Saiba quando não enviar – Nem toda comunicação tem que ocorrer através de e-mail. Se for um assunto cheio de detalhes, melhor marcar uma conversa telefônica. Isso pode evitar mal-entendidos e irá acelerar a conclusão da mesma.

3. O tempo está passando – Ao lidar com outras empresas e profissionais, não deixe-os esperando. Nunca deixe um destinatário esperar mais de dois dias para uma resposta, pois ela pode ser importante para o progresso de um projeto.

4. Escreva corretamente– Gramática e ortografia são muito importantes em um e-mail profissional. Mesmo que o conteúdo seja a parte mais importante, escrever corretamente demonstra profissionalismo e seriedade.

envelepos saindo de dentro de um computador

5. Considere a cultura da empresa – Enquanto gramática e o tom devam sempre ser profissionais, leve em conta o local onde você trabalha. Se a atmosfera é relaxada, seja profissional, mas acessível.

6. Atenção com o campo “Assunto” – A primeira coisa que o destinatário vê é o campo “assunto”, então certifique-se de escrever algo relacionado ao tema, de forma simples, clara e direta.

7. Respeite a privacidade dos outros – Existem situações em que você precisa enviar e-mails de negócios para vários destinatários diferentes e não se conhecem. Para proteger a privacidade deles, use o campo “BCC” (cópia oculta) para adicionar todo os destinatários.

8. Pergunte antes de anexar – A razão pela qual as empresas não gostam de anexos grandes é porque eles ocupam muito espaço nos seus servidores. Portanto, antes de enviar um anexo grande, pergunte ao destinatário se ele está de acordo com isso.

9. Cuidado com a fonte – Um e-mail de negócios não é uma apresentação de PowerPoint, então deixe para usar as fontes extravagantes em outra hora. Via de regra, procure usar apenas uma dessas fontes básicas: Times New Roman, Georgia, Arial, Verdana ou Calibri.

mulher enviando um email

10. Não misture as coisas – Não é aconselhável usar o email da empresa para enviar mensagens pessoais para amigos e parentes, por dois motivos: para manter a natureza profissional da sua caixa de entrada, e para limitar o desperdício de espaço de armazenamento de email.

11. Certifique-se de que seu e-mail foi lido – Se você ainda não teve retorno de um destinatário, as chances são de que eles estão ocupados. Perguntar se ele recebeu sua mensagem pode ser deselegante, mas se o e-mail é importante, então espere de 5 a 7 dias e, se você ainda não tem uma resposta, chame-o no telefone ou envie outro email.

12. Verifique seu calendário – Para evitar trocas desnecessárias de mensagens, é aconselhável estar atento aos feriados e tradições da cultura ou religião do seu destinatário. Mesmo que na sua cidade não se comemore o carnaval, talvez não seja uma boa ideia marcar algo importante para estas datas.


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