Produtividade: 20 Apps para Gestão de Tempo no Trabalho

Você sente que nunca tem tempo para nada? A maioria das pessoas termina o dia com uma lista de coisas que não conseguiu fazer, e sem ter tido sequer um momento para descansar ou para desfrutar a sensação de ter realizado tudo o que queria.

Levando em conta a crescente demanda por tempo tanto no trabalho quanto na vida pessoal, a administração desse tempo é um quebra-cabeça que a mente humana sozinha tem dificuldade para resolver. À medida que a nossa vida fica cada vez mais corrida, faz todo o sentido recorrer à tecnologia para solucionar um problema que parece nunca não ter fim.

Mas antes, vamos dar um passo atrás e esclarecer um conceito importante…

Produtividade é a expressão da eficiência de um negócio, representando a relação entre seu resultado final, seja ele um produto ou serviço, e os recursos utilizados para gerá-lo, como tempo, quantidade de pessoas, equipamentos, materiais e qualquer outra variável relevante. Quanto maior for a relação entre a quantidade produzida por fatores utilizados, maior será a produtividade.

Por exemplo, suponhamos que você tenha uma pequena empresa que vende sapatos de alta qualidade, feitos à mão. Uma grande fábrica de sapatos, com um sistema de produção industrial, certamente produzirá mais sapatos por hora do que você, que possui uma proposta diferente, mais focada na relação com o cliente e na criação do sapato perfeito para cada pé. Neste caso, a produtividade não pode levar em consideração apenas a quantidade de sapatos, mas também sua qualidade. Um redator freelancer será mais produtivo entregando dois textos bem escritos do que meia dúzia de textos medianos, que levarão o cliente a solicitar ajustes - ou ainda pior, a procurar outro redator!

Peter Drucker sabiamente afirmou que "o tempo é o recurso mais escasso e, a menos que seja gerenciado, nada mais pode ser gerenciado". Uma vez que os demais recursos, fatores e insumos podem ser aumentados ou flexibilizados para que as metas sejam alcançadas, é o tempo o principal gargalo da produtividade.

Claro que há algumas formas para que diversas das suas tarefas diárias possam ser delegadas, aceleradas, automatizadas ou possivelmente até evitadas. É justamente por esse motivo que preparamos uma lista de 20 aplicativos de gestão do tempo. Temos a certeza que ajudarão a alavancar a sua produtividade em todos os aspectos da sua vida.

Você está procurando uma ferramenta tudo-em-um para seu negócio, que permite estar sempre conectado aos seus clientes, promover sua marca e automatizar a maior parte das suas tarefas de vendas e marketing? Seus problemas acabaram! Nós temos a solução, e ela se chama Wix.

Há tantos recursos disponíveis aqui que nem sabemos por onde começar a explicar. Apenas para citar alguns: monitorar o comportamento dos consumidores, estabelecer um sistema de relacionamento fluido com o cliente (de chat a cotação de preços, incluindo faturas, entrega e tipos de pagamento aceitos), lidar com o SEO e criar peças promocionais (vídeos, posts nas redes sociais e campanhas por email). E tudo isso pode ser feito a partir do painel de controle do usuário do seu site, depois de criar uma conta - e isso significa que só é preciso lembrar de uma senha para acessar centenas de recursos sofisticados.

Ter todas essas funções em um só Painel de Controle é o melhor presente que você pode dar à sua produtividade diária. É apenas uma questão de tempo até você perceber que agora tem mais tempo para se dedicar a outras atividades importantes para seu negócio.

Preço: O plano básico é grátis ao criar um site Wix. Planos mais avançados estão disponíveis comprando uma assinatura premium do Wix.

Onde encontrar: Após criar um site com o Wix, você vai poder usar os recursos sofisticados a partir do painel de controle do usuário.

Tenha suas ideias, pesquisas, listas e seus projetos juntos sob um único guarda-chuva organizado. Cada pedacinho do seu conteúdo pode ser reunido neste aplicativo, de palavras a imagens, e até gravações de voz. E, como ficamos a maior parte do tempo pendurados no telefone ou no computador enquanto navegamos na Internet, também é simples adicionar ou fazer uma captura de tela com informação do site diretamente para a sua conta no Evernote.

E agora, sabe o melhor de tudo? É sincronizável com todos os seus dispositivos o que te permite ficar atento a tudo no seu desktop ou nos dispositivos móveis, e economizar seu tempo. Aqui está mais um exemplo de como a gestão do tempo pode contribuir também para o aumento da sua produtividade!

Preço: Há disponível uma versão gratuita. Planos premium e business começam em R$9,00 por mês. Veja aqui a comparação dos planos.

Onde encontrar: Aplicativos para Android e iOS, e versão para desktop.

Certamente você tem uma quantidade infinita de senhas, e é impossível lembrar de todas elas. Se você pretende guardá-las por escrito, precisa ser extremamente cuidadoso para ter certeza de que ninguém as descobrirá. Depois, encontrar as senhas quando precisar delas é mais um problema.

É aqui que entra a tecnologia do 1Password: um aplicativo super seguro para guardar todas as suas senhas e outras informações particulares (números de conta em banco, de cartões de crédito, de passaportes e mais). Além disso, o aplicativo preenche automaticamente todas as suas informações de usuário nos sites e aplicativos que você usa, permitindo que você faça login com apenas um clique. E com o 1Password, você só vai precisar lembrar uma senha principal - algo de que a mente humana certamente pode dar conta.

Preço: A partir de US$2,99 por mês e pode testar gratuitamente por 30 dias.

Onde encontrar: Versão desktop e também pode ser sincronizado com Mac, iOS, Windows, Android, Linux e Chrome OS.

Como o nome parece sugerir, a missão do SaneBox é trazer a sanidade de volta ao processo de mensagens por email. Na média usamos 28% dos nossos dias de trabalho verificando as caixas de entrada, o que certamente atrapalha nossa produtividade de uma forma geral. O sistema inteligente de filtragem do SaneBox ajuda a gestão do seu tempo, pois separa automaticamente seus emails em diferentes caixas de entrada, levando em conta suas necessidades. Por exemplo, “projetos normais”, “assinaturas de newsletters”, “relatórios semanais”, etc. Dessa forma, você pode focar no que é mais importante a cada momento específico, e manter-se produtivo.

Alguns dos outros recursos incluídos são: cancelamento automático assinatura, resumo diário das newsletters que você recebe, e resgate emails que foram confundidos com spam. Tudo isso te permite ter uma sensação de clareza e gerenciar seu tempo no trabalho de uma forma mais inteligente.

Preço: Os planos custam a partir de US$59 por ano, podendo testar gratuitamente por 14 dias.

Onde encontrar: A plataforma do SaneBox pode ser integrada à sua caixa de entrada, seja ela Google, Office 365, iCloud, Yahoo ou qualquer outro provedor - em qualquer dispositivo.

Uma forma excelente de economizar tempo é automatizar aquelas tarefas repetitivas que você faz inúmeras vezes. Para os usuários de dispositivos Apple, o aplicativo Atalhos ajuda a dar conta daquelas tarefas frequentes de forma rápida, como um toque no seu celular ou um simples pedido à Siri. Alguns exemplos de tarefas são: pedir indicações do caminho para casa, discar para acessar uma reunião virtual, criar PDFs automáticos de sites ou aplicativos e criar lembretes que devem ser mostrados quando você chega no trabalho. As oportunidades são imensas. Experimente e veja você mesmo - não vai te custar um centavo.

Preço: Grátis

Onde encontrar: Aplicativo para iOS

Você é uma dessas pessoas que não consegue parar de clicar na função “soneca” de manhã? Mesmo 10 alarmes seguidos não são o suficiente? E mesmo se você conseguir levantar, ainda fica sonolento na maior parte da manhã. O Kiwake é um alarme inteligente para te ajudar a superar essa dificuldade matinal, através de um processo completo para acordar.

O Kiwake faz isso através de diversos métodos: fazendo você fotografar um objeto selecionado que está longe e, para isso, precisa sair da cama, jogar um mini jogo mental ou ler suas principais metas para te motivar desde o momento que acorda. E nem pense em clicar no botão “soneca” - por que ele nem existe. Por isso, escolha o seu método e em pouquíssimo tempo você vai ver que é um madrugador.

Preço: R$29,90

Onde encontrar: Aplicativo para iOS

O primeiro passo para ser mais produtivo é descobrir onde você realmente passa seu tempo. O RescueTime registra essa informação para você, rastreando automaticamente cada minuto que você passou em aplicativos e sites, e gera um relatório detalhado. Seja só para você ou para a sua equipe, o aplicativo oferece a cada pessoa um panorama geral do seu respectivo dia, ajudando a todos a tomarem decisões mais estratégicas quanto à gestão do tempo. Ele não apenas grava todos os seus horários, mas também tem outras opções disponíveis que incluem alarmes para limitar seu tempo em locais específicos e a possibilidade de bloquear sites e aplicativos.

Preço: O plano mais básico é gratuito e o plano premium começa em US$9,00 por mês.

Onde encontrar: Desktop

À medida em que você navega pela internet, seja por trabalho ou por diversão, com certeza vai cruzando com coisas que te interessam. Afinal, essa é a prerrogativa do marqueteiro digital: te distrair e fazer você clicar de um link para o outro. Mas a gestão do tempo significa estar acima disso e focar em uma tarefa por vez. Para não se distrair - mesmo se você quiser muito - pode usar o Pocket para salvar todos esses artigos, sites e vídeos, e ver mais tarde quando estiver menos ocupado. É tão simples quanto fazer o download do aplicativo e em seguida clicar no botão do Pocket para marcar um site como favorito no seu feed. É a versão adulta do "na volta a gente compra".

Preço: Grátis

Onde encontrar: Aplicativo para iOS, aplicativo para Android, Mac App Store e Amazon

O Slack ajuda as pessoas a colaborarem de forma mais inteligente no trabalho. É um aplicativo de produtividade para mensagens individuais e de conversas em grupo, seja em torno de um projeto ou tópico específico, ou da equipe em geral. A não ser que configure como particular, todas as conversas são abertas a qualquer pessoa da empresa, permitindo que a informação seja facilmente acessível para todos a qualquer momento.

Além das mensagens, o Slack pode ser integrado com diversos aplicativos de produtividade no trabalho, como o Google Drive, Asana, Outlook e Trello permitindo que as suas tarefas possam fluir de forma coesa. E não se preocupe, a plataforma é completamente segura, usando autenticação com dois fatores e logon único (single sign-on), além de outras tecnologias de segurança.

Preço: Planos gratuitos estão disponíveis para pequenas equipes, enquanto os planos padrão e plus custam a partir de R$15,00/usuário/mês.

Onde encontrar: Versão desktop (também pode ser feito download como aplicativo para seu celular).

O Dropbox é uma plataforma na nuvem para hospedagem de arquivos, tanto para armazenamento quanto para colaboração. Em poucas palavras, você pode salvar, editar e verificar arquivos de qualquer lugar e em qualquer dispositivo. Você pode usar para suas necessidades pessoais ou para o trabalho, colaborando e deixando comentários entre os membros da sua equipe e também com os clientes. Desta forma, economiza-se o tempo que se leva para corresponder em múltiplas plataformas, e evita-se o infinito ping-pong de mensagens. Na nuvem, você pode salvar quaisquer arquivos, de documentos a vídeos, passando por imagens e mais.

Preço: Grátis para planos básicos com espaço de armazenamento limitado, enquanto os planos business e avançados custam a partir de US$12,50/usuário/mês.

Onde encontrar: Versão para desktop, aplicativo para iOS e aplicativo para Android.

Toggl é um dos mais recentes aplicativos para alavancar a produtividade. Ele ajuda você e sua equipe na gestão do tempo, e facilita sua otimização. A solução é bem simples e semelhante ao RescueTime, tendo seu foco principal nas equipes. Tudo o que precisa fazer é clicar no botão para começar o controle do tempo para cada tarefa. Depois o Toggl destrincha seus dados em um relatório onde você pode monitorar não só os minutos, mas também compreender quanto vale o seu tempo e, dessa forma, fazer melhores escolhas no futuro. Está disponível em todos os seus dispositivos, incluindo uma extensão do Chrome. Para usuários do iPhone, há a possibilidade de pedir à Siri o monitoramento do tempo, assim não é necessário nem levantar um dedo.

Preço: Os planos começam a partir de US$9,00/usuário/mês e tem uma opção para testar gratuitamente.

Onde encontrar: Desktop, aplicativo para iOS, aplicativo para Android, Mac App Store e extensão para Chrome.

O Asana é a mais recente solução para controlar cronogramas através de recursos de organização, monitoramento e gestão. O Asana está programado com tudo o que você necessita para garantir seus prazos e não se perder. Isso inclui tudo, desde listar todos os passos do seu projeto e suas prioridades até mostrar uma linha do tempo geral, calendário, relatório de progresso e mais. Também permite upload de arquivos e diálogo entre os membros da equipe. E o recurso “arrasta e solta” permite manobrar e ajustar alterações constantes ao longo do caminho dos seus projetos, do início ao fim.

Preço: Os planos básicos são gratuitos e os planos avançados começam em US$9,99/usuário/mês.

Onde encontrar: Desktop, aplicativo para iOS e aplicativo para Android.

Formar hábitos fortes e produtivos é um processo que leva tempo e requer dedicação. O Loop está aqui para ajudar na luta pelas suas necessidades e seus objetivos, desde acordar cedo até meditar, passando por exercitar-se e muitas outras coisas. Para criar um destes hábitos com o Loop, você vai criá-lo, atualizar seu progresso e ir verificando frequentemente para ver um relatório completo do quão perto você está de alcançar seu objetivo.

Hábitos diários são tarefas que ficam mais fáceis com o passar do tempo, e minimizam o processo de tomada de decisão, por já haverem tornado-se responsabilidades do seu dia, e é dessa forma que Loop vai te ajudar na administração seus horários e na gestão do seu tempo.

Preço: Grátis

Onde encontrar: Aplicativo para Android

De acordo com esta plataforma, “já foi comprovado que são necessários até 25 minutos para voltar a ficar focado após cada interrupção”, a não ser que você use uma ajuda para aprender a administrar melhor seu foco. O Focus Booster te proporciona isso usando um método de gestão de tempo chamado de Técnica Pomodoro ("tomate" em italiano, devido à forma como se fatia esse fruto) que desmembra seu trabalho em sessões de concentração e de intervalo. Você pode personalizar o tamanho da sua sessão, determinar a sua atividade e monitorar o seu progresso para saber como está usando cada minuto do seu dia e como está influenciando sua produtividade no trabalho.

Preço: Os planos iniciais são gratuitos e as opções mais avançadas custam a partir de US$2,99 por mês.

Onde encontrar: Desktop, aplicativo para iOS e aplicativo para Android.

Sons e melodias que acalmam são uma outra forma comprovada de melhorar a concentração. No Noisli, você é seu próprio curador musical, fazendo a mixagem de diferentes ritmos naturais e criando sua própria poção mágica para manter o foco. A deliciosa audioteca inclui sons como vento, chuva, tempestade, o crepitar do fogo, cafés, ruído branco e mais.

Preço: Grátis para desktop e US$1,99 no iTunes e no Google Play.

Onde encontrar: Desktop, aplicativo para iOS e aplicativo para Android.

Há diversos métodos usados para manter o foco, como você viu nos dois exemplos anteriores. Este aplicativo trata de desligar forçosamente todas as distrações e bloquear aplicativos, que você mesmo vai escolher, por determinados períodos de tempo. Sem as distrações das compras online, do Instagram ou das notícias enquanto tenta concentrar-se no seu trabalho, você vai ter a “liberdade” para realizar mais, e sua produtividade no trabalho vai melhorar como nunca!

Preço: Grátis

Onde encontrar: Desktop, aplicativo para iOS, aplicativo para Android e extensões para navegadores.

Se você se preocupa com o meio ambiente, saiba que concentrar-se no trabalho durante bons períodos de tempo pode até ajudar a salvar o planeta! Enquanto deixa o aplicativo aberto e se força para manter a produtividade, você vai virtualmente (e a empresa literalmente) plantar uma semente em uma floresta e devagarzinho fazer uma árvore crescer. Se você sai do aplicativo e perde o foco, a sua árvore vai parar de crescer. A equipe do Forest tem uma parceria com a organização “Trees for the Future” (Árvores para o futuro), para plantar árvores de verdade na natureza.

Preço: US$1,99

Onde encontrar: Aplicativo para iOS, aplicativo para Android e Extensão para Chrome.

A meditação é um exercício que treina a mente para funcionar melhor sem bloqueios. Métodos diferentes ajudam a limpar a mente de pensamentos improdutivos, reduzir estresse e ansiedade, e aprender a concentrar-se mais rapidamente e por períodos de tempo mais longos. O Headspace é um dos melhores aplicativos com esse propósito, e tem centenas de meditações orientadas, criadas a partir de pesquisas. Basta escolher seu objetivo na lista de categorias, e encontrar as meditações disponíveis.

Começa com os exercícios mais básicos que ensinam como meditar. Em seguida, parte para cursos gratuitos, cursos pagos e sessões individuais que cobrem desde livrar-se do estresse e da ansiedade até encontrar o equilíbrio certo para adormecer. Algumas meditações orientadas podem até ser mais específicas, como trabalhar o seu relacionamento com a tecnologia ou te preparar mentalmente para uma apresentação no trabalho.

Preço: Grátis para um número limitado de meditações, com outras opções disponíveis a partir de US$7,99 por mês.

Onde encontrar: Desktop, aplicativo para iOS, aplicativo para Android.

Saiba como priorizar seu dia dividindo-o em metas realistas e atingíveis. O método 1-3-5 te força a escolher uma tarefa principal, três tarefas médias e cinco pequenas tarefas para realizar em um dia específico. Você pode dividir em assuntos pessoais, de trabalho e outros, e em diferentes categorias para priorizar a gestão do seu tempo de acordo com todas as suas funções. Este aplicativo é sincronizável com qualquer dispositivo “inteligente”, de forma que você pode acessá-lo onde quer que esteja.

Preço: Grátis para contas básicas e as contas premium começam em US$2,50 por mês.

Onde encontrar: Desktop ou no navegador de qualquer dispositivo “inteligente”.

Você repassa constantemente sua lista mental de coisas a fazer? Mesmo anotando, muita gente não consegue deixar de ter pensamentos compulsivos relacionados às suas tarefas diárias. O aplicativo Remember the Milk é uma lista de coisas a fazer inteligente, que te lembra das suas tarefas para que você possa passar menos tempo pensando nelas e mais tempo vivendo a sua vida.

É muito fácil adicionar as tarefas e depois categorizá-las nos seus diversos níveis de prioridade, número de ocorrências, rótulos, sub tarefas relacionadas e até arquivos do Dropbox ou do Google Drive. Você também pode compartilhar suas listas com outras pessoas com as quais quer colaborar para aumentar a produtividade. Em seguida escolha a forma como quer que o aplicativo te lembre: email, mensagem, IM, Twitter ou através do aplicativo mobile. E pronto, você nunca mais vai esquecer uma tarefa.

Preço: Grátis para a conta básica ou se fizer upgrade da conta por US$39,99 ao ano.

Onde encontrar: Desktop, aplicativo para iOS e aplicativo para Android.

Leitura bônus: Confira alguns exercícios de ergonomia para trazer bem estar no trabalho.

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