Como se apresentar em um email de forma profissional (com exemplos)
Atualizado: 15 de out.
Atualizado em: Julho 2023
Há algum tempo, você não podia simplesmente usar as redes sociais para promover o seu site profissional ou utilizar um criador de site por conta própria. No entanto, a habilidade básica necessária para planejar como se apresentar em um email é algo que existe desde o princípio dos relacionamentos comerciais. Tudo se baseia em estabelecer uma conexão entre seres humanos e a capacidade de apresentar uma situação benéfica para ambas as partes.
Todos nós somos inundados por emails diariamente. E, mesmo assim, essas mensagens não solicitadas, também conhecidas como “cold emails”, não devem ser descartadas. Em vez disso, trabalhe a sua estratégia para transformar esses emails inconvenientes em conexões que possam gerar frutos.
Dica de leitura: Tipos de marketing
Com o Wix, você pode criar campanhas de email marketing profissionais, elaborando mensagens direcionadas e personalizadas para se comunicar de maneira efetiva com o seu público-alvo. Essa forma de marketing digital permite, por exemplo, coletar feedback e realizar pesquisas e gerar tráfego para o seu site, bem como divulgar campanhas e ofertas.
Para realmente iniciar uma conversa, você precisa ter uma estratégia antes de clicar em “enviar”. Continue lendo para descobrir nossas dicas sobre como se apresentar em um email.
Como se apresentar em um email de forma profissional
1. Comece o email com uma saudação adequada
Inicie seu e-mail com uma saudação educada, utilizando o título e sobrenome da pessoa com quem deseja falar. Opções comuns incluem “Prezado(a)” ou “Caro(a)”. Caso não tenha certeza sobre o gênero ou prefira uma abordagem mais neutra, opte por “Bom dia” ou outra saudação apropriada ao contexto.
Evite saudações excessivamente familiares num contexto profissional e esteja atento às nuances culturais. Se você tem um relacionamento mais próximo com o destinatário, ainda é aconselhável manter um nível de formalidade.
Por exemplo, “Olá” ou “Saudações” podem ser adequados para um ambiente profissional mais casual, mas sempre adapte sua saudação ao contexto e ao relacionamento com o destinatário. O segredo é encontrar um equilíbrio entre profissionalismo e um tom apropriado ao seu relacionamento específico com a pessoa a quem você está se dirigindo.
2. Escolha uma linha de assunto que não possa ser ignorada
Sejamos honestos: quando você vê um email de uma pessoa estranha com uma linha de assunto onde se lê algo como “Uma oportunidade que você não vai querer perder!”, quanto tempo você leva para marcar a mensagem como spam ou lixo eletrônico? Sua linha de assunto é talvez o elemento mais importante. Pense nela como se fosse uma senha secreta para uma festa realmente incrível. Se falar as palavras certas na entrada, você está dentro.
Seu primeiro desafio é deixar bem claro que sua mensagem não é spam. A linha de assunto precisa ter uma linguagem mais personalizada, que faça o destinatário distinguir esse email dos demais, especialmente dos de campanhas em massa, pois ele muito provavelmente não reconhecerá seu nome. Para se diferenciar dos anunciantes, use referências reais. Escreva algo como:
"Oi, [nome]. Gostaria de conversar sobre [empresa/emprego/tema]?"
"Pergunta sobre [empresa]"
"Ref: Seu [artigo/post/entrevista] sobre [tema]"
Para conseguir uma boa linha de assunto, sugerimos uma pequena experiência: nos próximos três dias, preste atenção na sua caixa de entrada e reflita sobre as linhas de assunto que você gostou e aquelas que não captaram sua atenção. Tente encontrar o padrão do que te atrai e por quê.
Além disso, leve em consideração a metodologia AIDA (Atenção, Interesse, Desejo e Ação). Segundo ela, não basta criar uma linha de assunto chamativa — é necessário entender em que estágio do relacionamento você está com o destinatário do email para criar uma mensagem que contemple as necessidades e desejos dele.
3. Tome cuidado com a gramática
Imajine resseber uma mensagem assin. Pois é. Uma mensagem com erros ortográficos ou de vocabulário pode arruinar sua tentativa de iniciar uma conversa antes mesmo de o destinatário piscar os olhos.
Lembre-se: o conteúdo do email funciona como um cartão de visitas, e uma mensagem mal-redigida diz mais do que se imagina sobre quem a escreveu. Antes de enviar, releia o texto pelo menos duas vezes e peça para algum colega ou amigo revisar mais uma vez — um outro olhar pode detectar erros que você talvez tenha deixado passar.
4. Crie uma estratégia para as primeiras frases
Você chegou lá! Sua linha de assunto está ótima e você conseguiu um clique. Agora vamos à segunda etapa: garantir que você vai receber uma resposta. As primeiras frases do seu “cold email” serão determinantes para que isso aconteça, por isso você precisa ter uma estratégia para redigi-las.
O objetivo é explicar ao destinatário de forma clara e breve o porquê de você estar entrando em contato e o que está em jogo, tanto para você como para ele. Diga de forma breve o que você tem a oferecer:
"Estou entrando em contato para sugerir uma possível colaboração. [detalhes]."
"Encontrei seu projeto sobre [tema] e achei que você poderia se interessar no nosso trabalho sobre [tema]. [detalhes]."
"Vejo que a sua empresa está procurando um candidato para [cargo] e gostaria de me apresentar como um possível candidato à vaga. [detalhes]."
Se você tiver algum contato que deseja mencionar para o destinatário, aqui é o local para fazê-lo:
"Soube a respeito da sua empresa através do meu colega [nome]."
"[Nome], da [nome da empresa], recomendou que eu entrasse em contato com você."
5. Mostre que você pesquisou
Quando você envia um email para alguém que não conhece e pede a sua atenção, deve mostrar que seu interesse no trabalho dessa pessoa é genuíno. Você não está enviando um email simplesmente para vender ou promover alguma coisa, mas porque quer vender ou promover especificamente para essa pessoa, pois acredita que vocês podem trabalhar bem juntos. Isso requer familiaridade com o trabalho da pessoa individualmente ou da empresa, o que precisa ser cuidadosamente demonstrado no email.
A sutileza é importante neste contexto. Certamente você não vai querer parecer um fã descontrolado. Você deve transmitir interesse, e não desespero. Veja a seguir algumas ideias que ilustram bem como fazer isso:
"Eu sigo a sua empresa no Twitter e fiquei muito entusiasmado em saber que [...]."
"Gostei bastante do seu mais recente trabalho sobre [...] e acredito que temos alguns interesses em comum."
"Com o foco da sua empresa em [...], eu acho que vocês vão considerar nossa plataforma muito útil para seu trabalho em [...]."
6. Personalize ao máximo o email
Pense em como é frustrante receber um email que começa com “A quem interessar possa” ou “Prezados”. Um email personalizado desperta o interesse e aumenta o engajamento de quem o lê.
Antes de redigir sua mensagem, consiga o máximo possível de informações sobre quem a receberá. Personalize o nome, as informações que você apresenta, as imagens e até o tom de voz. Deixe o leitor entender que você está realmente conversando com ele.
7. Seja confiante, e não um anúncio ambulante
Faça o possível para garantir que seu email não dê a impressão de ser simplesmente "papo de vendedor", mesmo que na verdade haja um certo discurso de vendas embutido. Escreva como um ser humano e não como um robô de spam. Lembre-se de que do outro lado há uma outra pessoa que não está interessada em um parágrafo genérico. Em vez de enviar um anúncio, envie uma apresentação confiante.
Por exemplo:
"Minha empresa oferece serviços de marketing digital para músicos e bandas independentes. Ajudamos nossos clientes a promover suas músicas online e a atingir um público maior."
Um tom profissional e estimulante vai conseguir que o destinatário do seu email escute o que você tem a dizer.
8. Enfatize o que você pode fazer
Seguindo estes dois últimos pontos, tirar o foco do seu produto, da sua empresa ou do seu serviço é uma forma de evitar o tom de vendas no email. O ideal é focar na colaboração sugerida com o destinatário do seu email. Em outras palavras, em vez de ficar alardeando sobre o que você tem, escreva sobre como você vai usar isso em benefício do destinatário do email.
"Trabalhei como consultor de segurança cibernética para diversas organizações, incluindo [detalhes]. Acredito que posso oferecer à [empresa] um melhor entendimento sobre como proteger a sua empresa e seus clientes de ataques, e como trabalhar com sua equipe para implementar as ações necessárias para que isso aconteça."
9. Seja breve
Você pode até se sentir tentado a escrever uma mensagem mais abrangente que detalhe sua experiência e qualificações e mostre sua visão criativa, mas resista a esse impulso. Você trabalhou muito para garantir que o destinatário clicasse no seu email, e não vai querer perder o leitor sobrecarregando-o com um texto que não acaba nunca.
Recomendamos dividir seu email em três seções curtas:
Início (1 a 2 frases)
Oferta (2 a 3 frases)
Sugestão para ir adiante (1 a 2 frases) — explicaremos mais sobre esta parte em breve.
É importante que cada seção tenha seu respectivo parágrafo — dessa forma, o email parecerá leve, e não um bloco de texto volumoso e pesado.
10. Atenção aos anexos, imagens e GIFs
Os recursos visuais são muito importantes, mas não se empolgue: cada elemento que você insere na mensagem deve ter um propósito. Um email cheio de GIFs ou imagens pode se tornar pesado e fazer o texto perder o foco. Além disso, o excesso de anexos pode fazer com que seu email seja classificado como spam, acabando com sua tentativa de contato antes mesmo de ela começar.
Equilíbrio é tudo: prefira imagens leves, que não comprometam o tempo de carregamento, e anexos que possam agregar informações relevantes.
11. Ajuste seu tom ao contexto
Existem os mais variados tipos e estilos de emails de apresentação. Apesar de respeito e cortesia serem sempre obrigatórios, a escolha das palavras depende de diversos fatores. Primeiro, considere o contexto da apresentação. Se você está entrando em contato com um lead para marcar uma demonstração do seu serviço, então está tentando atraí-lo para tornar-se cliente.
Se você está oferecendo uma colaboração com um artista no seu campo de atuação, então está tentando estabelecer uma relação profissional entre pessoas da mesma área. E se você está abordando alguém de renome no seu mercado com uma oferta de trabalho na sua empresa, então está tentando recrutá-lo para sua equipe.
Essas são situações distintas, que requerem posturas ligeiramente diferentes.
Além da relação entre você e o destinatário do email, o contexto pode mudar em função do campo profissional. Mercados diferentes, culturas diferentes.
O tom e o vocabulário que você usa no seu email devem corresponder ao que é comum no campo de atuação do destinatário do email. Suponhamos que você seja advogado e esteja enviando um email ao dono de uma galeria de arte sobre o contrato de uma exposição: certamente não vai querer redigir o email em "juridiquês".
Para profissionais que trabalham com clientes de alguns setores específicos, como design e consultoria, essa orientação é ainda mais importante. Se isso se aplica a você, ajuste o conteúdo do seu “cold email” para a cultura profissional de cada destinatário.
12. Escolha seus links cuidadosamente
Em um email de apresentação pessoal para clientes, as distrações são suas inimigas. Você quer que o leitor fique focado no email e envie uma resposta logo em seguida.
O risco de adicionar links ao seu email é que você está dando um estímulo para que o leitor se distraia com outra coisa. Por outro lado, links para sites externos podem demonstrar sua experiência e capacidade, evidenciando ao destinatário a sua seriedade.
Mas não se preocupe: há solução para esse dilema. Simplesmente siga as orientações abaixo:
Use um link se for necessário encaminhar o destinatário para um conteúdo adicional importante que não possa ser incluído no email, como o portfólio do seu trabalho como fotógrafo profissional.
Se você está pedindo para o destinatário tomar alguma ação, como confirmar presença em um evento ou inscrever-se em uma demonstração, inclua um link diretamente para essa página.
Use sua assinatura de email para adicionar links para páginas úteis, mas não indispensáveis, como seu site pessoal ou seu perfil no Twitter.
Não use mais do que um link no texto do email e mais do que dois links na sua assinatura.
Use serviços como o Bitly para encurtar o link caso ele seja muito grande ou um pouco confuso.
13. Deixe claro qual é o próximo passo
Até agora você fez um trabalho excelente, conseguindo que seu email fosse aberto e até lido. Isso é fantástico! Mas o objetivo final ainda permanece: será que você vai ter uma resposta? Para transformar sua mensagem em um diálogo, seu email deve ser muito claro sobre o próximo passo.
Seu email precisa incluir um CTA (call to action — chamada de ação) que motive o destinatário a seguir adiante. Apesar de o CTA incentivar essa ação, ainda é você quem determinará seus termos. Não deixe as pessoas confusas com muitas opções. Escolha um curso de ação prioritário e encaminhe-as nessa direção:
"Eu adoraria continuar esta conversa com uma rápida ligação. Quando é melhor para você?"
"Ainda temos vagas disponíveis para nosso webinar na próxima semana e gostaríamos muito que você participasse. É possível confirmar sua presença aqui mesmo."
"Criei esta demonstração de 30 segundos para você. Dê uma olhada e me diga como gostaria de prosseguir."
14. Termine como um profissional simpático
Falta mais um detalhe para você terminar seu email: uma excelente finalização. A regra de ouro sobre o uso de palavras específicas do mercado também se aplica aqui, apesar de que algumas orientações possam ser usadas de maneira geral.
“Beijos” é muito pessoal, enquanto “Sinceros cumprimentos” é muito frio e formal. Você deve procurar algo que fique entre estes dois extremos. Algumas boas opções podem ser “Obrigado”, “Abs” ou “Att.”. Repare como alguns desses usam uma versão abreviada e mais coloquial de “Abraços”, “Atenciosamente”, etc.
Seria bom terminar com um lembrete simpático de que sua intenção é que essa conversa tenha continuidade, algo na linha de:
"Aguardo o seu retorno.
Obrigado,
[Nome]"
15. Tenha uma assinatura de email profissional completa
Pronto, você conseguiu fazer com que a pessoa abra seu email, leia sua mensagem e ache a proposta incrível. Chegou a hora de assinar. Uma assinatura profissional não apenas permite que o destinatário entre em contato com você de outras formas, como também transmite credibilidade e deixa a mensagem com a sua cara.
A assinatura deve ser objetiva e inserir as seguintes informações: logo adequado ao espaço ou cores que caracterizam o negócio (se aplicável), nome completo, cargo ou apresentação profissional, formas de contato e, se relevante, links para canais sociais ou página do negócio.
16. Tenha cuidado com o envio de várias informações
O seu objetivo é transmitir uma mensagem e gerar uma ação. Por isso, tenha cuidado para não confundir o leitor transmitindo várias informações simultâneas ou abordando assuntos desnecessários.
Se você estiver apresentando uma proposta, não divulgue o evento anual; se estiver oferecendo uma oferta, não fale sobre o suporte ao cliente; se estiver se apresentando para uma oportunidade profissional, não comece a negociar suas férias. Estamos adorando escrever esses exemplos, mas provavelmente já ficou claro o que queremos dizer.
17. Revise antes de enviar
Cuidado nunca é demais. Antes de enviar o email, convém dar mais uma olhada. Você escreveu corretamente o nome do destinatário? E os dados, os links, os anexos? Releia o texto para ver se o conteúdo ficou como você gostaria.
Investir algum tempo na revisão final evitará possíveis arrependimentos alguns segundos depois de clicar em "enviar" (afinal, quem nunca passou por isso?).
Como se apresentar em um email para um recrutador ou gerente de contratação
O email de apresentação pessoal é importante para complementar o currículo e é uma ótima oportunidade de se apresentar, destacar suas habilidades, explicar qual é sua motivação para buscar aquela vaga e convencer o recrutador de que você é o candidato ideal.
A mensagem deve ser objetiva e concisa, além de personalizada. Esqueça a ideia de um modelo pronto para enviar de forma genérica. Leia o anúncio da vaga e crie uma mensagem que seja relevante e mostre que você pode desempenhar a função para a qual está se candidatando. Pesquise sobre a empresa e mostre que você “fez a lição de casa”, ajustando também o tom de acordo com o perfil.
Confira o exemplo abaixo:
“Olá, Ana:
Gostaria de me candidatar para a vaga de Gerente de Projetos Digitais no Magalu. Acompanho com entusiasmo a trajetória de sucesso e o crescimento constante do eCommerce da empresa, e tenho certeza de que minha experiência como Analista de Marketing Sênior na Shopee me preparou para a função.
Você pode encontrar detalhes sobre minhas qualificações e realizações no currículo anexo. Se precisar de qualquer informação adicional, estou à sua disposição.
Atenciosamente,
Anita Lopes”
FAQ — Perguntas frequentes sobre como se apresentar em um email de forma profissional
Qual deve ser a linha de assunto ao se apresentar em um email profissional?
A linha de assunto precisa ter uma linguagem personalizada que destaque o email para que ele não seja classificado como spam ou identificado como mensagem de envio em massa
Como devo abordar o destinatário no email?
Explique de forma sucinta o porquê de você estar entrando em contato e como pode beneficiar o destinatário do email. Pesquise e personalize a mensagem para realmente começar uma conversa.
O que devo incluir no parágrafo de abertura do email?
Depois que o destinatário clicar no seu email, a próxima etapa é garantir que você receberá uma resposta. Para isso, as primeiras frases são determinantes, e é importante dizer de forma breve o que você tem a oferecer.
Como posso encerrar o email de maneira profissional?
Escolha uma finalização adequada ao setor, como “Atenciosamente” ou “Abraços”, e termine o email com um lembrete simpático de que sua intenção é que essa conversa tenha continuidade.
Leia também: Como Escrever um Email de Suporte ao Cliente e Não Parecer um Robô
Por Hanna Kimelblat
Blogger & Growth Marketing Expert - Português
