10 Formas para se Apresentar por Email e Conseguir uma Resposta

Enviar emails de apresentação a potenciais clientes, empregadores ou colaboradores é um dos grandes desafios da vida profissional na era digital. Todos nós somos inundados por emails diariamente. Em alguns tipos de mercado e de cargos, enviar e responder a emails pode levar a maior parte do dia de trabalho. Não é de admirar que tantos profissionais não abrem emails de pessoas desconhecidas, o que dirá respondê-los! E, no entanto, essas mensagens não-solicitadas, também conhecidas como “cold emails”, não devem ser descartadas. Ao invés disso, trabalhe a sua estratégia para transformar esses emails inconvenientes em conexões que possam gerar frutos.

A natureza da maioria das tarefas que os profissionais do mundo digital estão encarando hoje em dia é relativamente nova. Há algum tempo, você não podia simplesmente criar um site por conta própria ou usar as redes sociais para promover o seu negócio. Apresentar-se através de um email também é um fenômeno recente. No entanto, a capacidade básica necessária para dar conta de um email de apresentação é algo que já existe desde que existem os relacionamentos comerciais. Tudo se baseia em estabelecer uma conexão entre seres humanos e a capacidade de apresentar uma situação benéfica para ambas as partes.

Isto não significa que você pode enviar email para quem quiser e da forma que quiser. Para realmente iniciar uma conversa você precisa ter uma estratégia antes de clicar em “enviar”. Continue lendo para descobrir nossas dicas sobre como se apresentar num email.

01. Comece com uma linha de assunto que não possa ser ignorada

Sejamos honestos: Quando você vê um email de uma pessoa estranha com uma linha de assunto onde se lê algo como “Uma oportunidade que você não vai querer perder!” quanto você leva para marcar a mensagem como spam ou lixo eletrônico? Sua linha de assunto é talvez o elemento mais importante. Pense nisso como se fosse uma senha secreta para uma festa realmente incrível. Se você falar as palavras certas na entrada, você está dentro.

Seu primeiro desafio é deixar bem claro que sua mensagem não é spam. A linha de assunto precisa ter uma linguagem mais personalizada que faça o destinatário distinguir esse email de outros emails, especialmente os de campanhas em massa, pois ele muito provavelmente não reconhecerá seu nome. Para se distanciar dos anunciantes, use referências reais. Escreva alguma coisa na linha de:

"Oi, [nome]. Gostaria de conversar sobre [empresa/emprego/tema]"

"Pergunta sobre [empresa]"

"Ref: seu [artigo/post/entrevista] sobre [tema]"

Para conseguir uma boa linha de assunto, sugerimos uma pequena experiência: nos próximos três dias preste atenção à sua caixa de entrada e reflita sobre as linhas de assunto que você adorou, e sobre aquelas que não captaram sua atenção. Tente encontrar o padrão do que te atrai e o porquê.

02. Crie a estratégia para as primeiras frases

Você chegou lá! Sua linha de assunto está ótima e você conseguiu um clique. Agora vamos à segunda etapa: garantir que vai receber uma resposta. As primeiras frases desse seu “cold email” serão determinantes para que isso aconteça, por isso você precisa ter uma estratégia para redigi-las. O objetivo é explicar ao destinatário de forma clara e breve o porquê de você estar entrando em contato e o que está em jogo, tanto para você como para ele. Diga de forma breve o que você tem a oferecer:

"Estou entrando em contato para sugerir uma possível colaboração. [detalhes]"

"Encontrei seu projeto sobre [tema] e achei que poderia se interessar no nosso trabalho sobre [tema]. [detalhes]"

"Vejo que a sua companhia está procurando um candidato para o [cargo] e gostaria de me apresentar como um possível candidato à vaga. [detalhes]"

Se você tiver algum contato que deseja mencionar para o destinatário, aqui é o local para fazê-lo:

"Soube a respeito da sua empresa através do meu colega, [nome]."

"[Nome] da [nome da empresa] recomendou que eu entrasse em contato com você."

03. Prove que você pesquisou

Quando você envia um email para alguém que não conhece e pede a sua atenção, deve mostrar que seu interesse no trabalho dessa pessoa é genuíno. Você não está enviando um email simplesmente para vender ou promover alguma coisa, mas porque quer vender ou promover especificamente para essa pessoa, pois acredita que podem trabalhar bem juntos. Isso requer familiaridade com o trabalho da pessoa individualmente ou da empresa, o que precisa ser cuidadosamente demonstrado no email.

A sutileza é importante neste contexto. Certamente você não vai querer parecer aquele fã descontrolado. Você deve transmitir seu interesse e não seu desepero. A seguir veja algumas ideias que ilustram bem como fazer isso:

"Eu sigo a sua empresa no Twitter e fiquei muito entusiasmado de saber que [...]"

"Gostei bastante do seu mais recente trabalho sobre [...] e acredito que temos alguns interesses em comum."

"Com o foco da sua companhia em [...], eu acho que vocês vão considerar nossa plataforma muito útil para seu trabalho em [...]"

04. Seja confiante, mas não seja um anúncio ambulante

Faça o seu melhor para ter certeza de que seu email não passa a impressão de ser apenas "papo de vendedor", mesmo que na verdade haja um certo discurso de vendas embutido. Escreva como um ser humano e não como um robô de spam. Lembre-se que no outro lado há uma outra pessoa que não está interessada em um parágrafo genérico. Ao invés de enviar um anúncio, envie uma apresentação confiante. Por exemplo:

"Minha empresa oferece serviços de marketing digital para músicos e bandas independentes. Ajudamos nossos clientes promovendo sua música online e alcançando um público maior."

Um tom profissional e estimulante vai conseguir que o destinatário do seu email te escute.

05. Enfatize o que você pode fazer por eles

Seguindo estes dois últimos pontos, tirar o foco do seu produto, da sua empresa ou do seu serviço é uma forma de evitar o tom de vendas no email. Ao invés disso, o melhor é focar na colaboração sugerida com o destinatário do seu email. Em outras palavras, em vez de ficar alardeando sobre o que você tem, escreva sobre como você vai usar isso para o benefício do destinatário do email.

"Trabalhei como consultor de segurança cibernética para diversas organizações, incluindo [detalhes]. Acredito que posso oferecer à [empresa] um melhor entendimento sobre como proteger a sua companhia e seus clientes de ataques, e como trabalhar com sua equipe para implementar as ações necessárias para que isso aconteça."

06. Seja breve

Você pode até se sentir tentado a escrever uma mensagem mais abrangente que mostre sua visão criativa, e detalhe sua experiência e suas qualificações. Resista a esse impulso. Você trabalhou muito para garantir que o destinatário clique no seu email, e não vai querer perder o leitor sobrecarregando-o com um texto que não acaba nunca.

Recomendamos dividir seu email em três seções curtas:

Início (1 a 2 frases).

Oferta (2 a 3 frases).

Sugestão para ir adiante (1 a 2 frases) - explicaremos mais sobre esta parte em breve.

Certifique-se de que cada seção tenha seu respectivo parágrafo, para que o email tenha uma aparência leve, ao invés de um bloco de texto mais volumoso e pesado.

07. Ajuste seu tom ao contexto

Existem os mais variados tipos e estilos de emails de apresentação. Apesar de respeito e cortesia serem sempre obrigatórios, a escolha das palavras depende de diversos fatores. Primeiro, considere o contexto desta apresentação. Se você está entrando em contato com uma oferta para marcar uma demonstração do seu serviço, então está tentando atraí-la para tornar-se cliente. Se você está oferecendo uma colaboração com um artista no seu campo de atuação, então está tentando estabelecer uma relação profissional entre pessoas da mesma área. E se você está abordando alguém de renome no seu mercado com uma oferta para trabalhar para a sua empresa, então está tentando recrutá-lo para sua equipe. Estas são diferentes situações, que requerem posturas ligeiramente diferentes.

Além da relação entre você e o destinatário do email, o contexto pode ser bem diferente em função dos diferentes campos profissionais. Mercados diferentes culturas diferentes. O tom e o vocabulário que você usa no seu email devem corresponder ao que é comum no campo de atuação do destinatário do email. Suponhamos que você - um advogado - está enviando um email ao dono de uma galeria de arte sobre o contrato de uma exposição. Certamente não vai querer redigir o email em "juridiquês". Para profissionais que trabalham com clientes de diversos campos (designers, consultores, etc.) isto é ainda mais importante. Se isto se aplica a você, ajuste o conteúdo do seu “cold email” para a cultura profissional de cada destinatário.

08. Escolha seus links cuidadosamente

Em um email de apresentação, as distrações são suas inimigas. Você quer que o leitor esteja focado no seu email e logo em seguida envie sua resposta. O risco de adicionar links ao seu email é que você está dando um estímulo para que o leitor se distraia olhando para outro lugar. Por outro lado, links para sites externos podem demonstrar sua experiência e capacidade, mostrando ao destinatário a sua seriedade.

Mas não se preocupe, há solução para esse dilema. Simplesmente siga estas orientações:

• Use um link se for necessário encaminhar o destinatário para material adicional crucial que não possa ser incluído no email como, por exemplo, um portfólio do seu trabalho como fotógrafo profissional.

• Se você está pedindo para o destinatário tomar alguma ação, como RSVP para um evento ou para se cadastrar para uma demonstração, então inclua um link diretamente para essa página.

• Use sua assinatura de email para adicionar links para páginas úteis, mas não vitais, como seu site pessoal ou seu perfil no Twitter.

• Não use mais do que um link no texto do email e mais do que dois links na sua assinatura.

• Use serviços como o do Bitly para encurtar o link caso ele seja muito grande ou um pouco bagunçado.

09. Deixe claro qual é o próximo passo

Até agora você fez um trabalho excelente, conseguindo que seu email seja aberto e até lido. Isso é fantástico! Mas o objetivo final ainda permanece: Será que você vai ter uma resposta? Para transformar sua mensagem em um diálogo, seu email deve ser muito claro sobre o próximo passo.

Seu email precisa incluir um CTA (Chamada de Ação) que motive o destinatário a dar esse próximo passo. Apesar do CTA motivar essa ação, ainda é você quem vai determinar os termos desta ação. Não deixe as pessoas confusas com demasiadas opções. Escolha um curso de ação que você prioriza e encaminhe-os nessa direção:

"Eu adoraria continuar esta conversa com uma rápida ligação de telefone. Quando é melhor para você?"

"Ainda temos vagas disponíveis para nosso webinar na próxima semana e gostaríamos muito que você participasse. Você pode RSVP aqui mesmo."

"Criei esta demonstração de 30 segundos para você. Dê uma olhada e me avise como quer prosseguir."

10. Termine como um profissional simpático

Falta mais uma coisa para você terminar seu email: uma excelente finalização. A regra de ouro sobre o uso de palavras específicas do mercado também se aplica aqui, apesar de que algumas orientações possam ser usadas de maneira geral. “Beijos” é muito pessoal, enquanto “Sinceros cumprimentos” é muito frio e formal. Você deve procurar alguma coisa que fique entre estes dois extremos e algumas boas opções podem ser “Obrigado”, “Abs” ou “Att”. Repare como alguns desses usam uma versão abreviada e mais coloquial de “Abraços”, “Atenciosamente”, etc.

Seria bom terminar com um lembrete simpático mostrando que a sua intenção é que esta seja uma conversa com continuação, algo na linha de:

"Aguardando o seu retorno.

Obrigado,

[Nome]"

Por Equipe Wix

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