Entenda como criar um email profissional e eleve a sua marca
Atualizado: 29 de mar.
Atualizado em: Março 2024
Nos dias de hoje, quando grande parte da comunicação com os clientes é feita por meio de emails e newsletters, sua imagem online depende muito de um email profissional personalizado. Depois de criar seu site de negócios, use o nome de domínio em seu email, em vez do nome padrão gerado em serviços como Gmail ou Yahoo Mail.
Leitura bônus: como começar um negócio.
Uma conta de email profissional transmite ao seu público-alvo a mensagem de que você possui uma marca bem-estabelecida, além de ajudar a aumentar as taxas de abertura, pois as pessoas sabem quem você é. Aprenda como criar um email profissional neste guia de quatro etapas e confira as práticas recomendadas para criar o email perfeito.
O que é um email profissional?
Um email profissional é um endereço de email personalizado que usa o domínio da sua empresa, o que é vantajoso para todos os tipos de negócios. Por exemplo, o email profissional amanda@amandafashion.com é compatível com o site e domínio da empresa (amandafashion.com), transmitindo a ideia de que é oficial e confiável, diferentemente de um genérico (amandafashion@gmail.com), que pode ser criado por qualquer pessoa.
Vantagens de ter um email profissional
Por que você precisa de um email profissional? Estes são alguns benefícios que você terá ao criar uma conta de email profissional para sua empresa:
Construa uma imagem profissional: Ao criar um email corporativo com o nome da sua empresa, você está criando uma imagem mais forte e confiável para o seu negócio, o que pode aumentar as taxas de abertura e cliques dos seus emails.
Promova o crescimento do seu negócio: Tendo um email personalizado, você pode criar várias contas dentro do mesmo domínio. Isso não só criará um impacto positivo na percepção da sua empresa, mas também dará maior controle sobre as mensagens para cada departamento. Leia também: 7 passos para alcançar o tão sonhado crescimento profissional.
Forneça ferramentas adicionais: Ao criar um email profissional, você terá acesso a muitas ferramentas úteis que o ajudarão a gerenciar seu negócio com eficiência. Essas ferramentas incluem calendários, listas de contatos e filtros de email.
Melhore a eficiência no trabalho: Um email corporativo também ajuda você a se manter organizado e produtivo. Sua caixa de entrada existe apenas para mensagens relacionadas ao trabalho, tornando mais fácil manter-se concentrado nas tarefas, gerenciar seus contatos e armazenar arquivos importantes.
Como criar um email com domínio próprio
1. Crie um site profissional
Uma etapa indispensável ao iniciar um negócio é criar seu site. Seja para mostrar seu trabalho, oferecer seus serviços ou vender seus produtos, o site é onde os clientes esperam encontrar você. Lembre-se de que um bom site o ajudará a gerenciar e executar várias funções – marketing, loja virtual e central de comunicação –, todas elas necessárias para administrar um negócio online de forma eficiente.
Caso ainda não tenha estabelecido sua presença online, comece escolhendo um desses templates profissionais, que podem ser totalmente personalizados para se adequar ao estilo e à mensagem da sua marca. Todos os sites criados no Wix também são compatíveis com dispositivos mobile. Além disso, você pode se comunicar com os seus visitantes em qualquer lugar usando o aplicativo Wix Owner, que permite interagir com os clientes e administrar o seu site no conforto do seu celular.
2. Registre seu domínio
Como proprietário de um negócio, é recomendável usar o nome da sua empresa como domínio para que os clientes possam encontrá-la facilmente. Seu nome de domínio também desempenha um papel importante na credibilidade do site – um componente essencial da retenção de clientes.
Leitura bônus: como criar um nome de empresa.
Portanto, dedique um tempo para analisá-lo e pergunte a si mesmo se ele está alinhado com a sua marca. O domínio que você escolher também será atribuído ao seu endereço de email profissional personalizado.
Antes de registrar o nome escolhido, verifique se ele está disponível fazendo uma pesquisa de domínio. Depois de reivindicá-lo, é hora de conectá-lo ao seu site.
3. Configure um endereço de email personalizado
Depois que seu site e domínio estiverem definidos, a próxima etapa para a obtenção de um email corporativo é simples: escolha o número de endereços de email que deseja, seus nomes de usuário e um plano de assinatura que atenda a todas as necessidades do seu negócio com o Wix – ou então simplesmente conecte um email profissional que já tenha sido adquirido em outro lugar ao seu novo email.
Se você gerencia uma empresa com vários funcionários, pode dar a cada um deles um endereço personalizado utilizando o mesmo domínio de email, como colaborador1@seudominio.com e colaborador2@seudominio.com. Nessa mesma linha de raciocínio, se sua empresa tiver vários departamentos, você poderá criar contas separadas para cada um deles, como contato@seudominio.com e suporte@seudominio.com – tudo isso contribui para fortalecer sua marca.
4. Acesse sua conta de email personalizada
Finalmente, você tem um endereço de email personalizado. A partir de agora, todas as newsletters ou emails de confirmação de venda que você enviar aos seus clientes exibirão sua marca. Isso não apenas aumentará sua reputação como também o ajudará a separar de forma mais eficiente sua vida profissional da pessoal, uma vez que terá duas contas separadas. Além disso, você sentirá uma enorme sensação de orgulho ao ver um email com o nome do seu negócio, que pode ser usado em todas as suas iniciativas de email marketing ou para configurar um feed RSS com suas últimas publicações ou blogs.
Como você já deve saber, o cliente de email certo abrirá as portas para um novo mundo de soluções profissionais. Com o Wix e o G Suite, você poderá acessar todas as ferramentas necessárias para gerenciar qualquer conta de email corporativa. Considere os aspectos a seguir:
Acesso de qualquer lugar, a qualquer momento: Obtenha acesso aos seus dados e documentos de trabalho a qualquer momento, de qualquer lugar e em todos os dispositivos possíveis. Você também pode compartilhar o acesso aos seus documentos de trabalho com colegas e clientes para ter uma experiência de colaboração fluida e em tempo real.
Quantos endereços de email você quiser: Crie um número ilimitado de endereços, todos hospedados no mesmo domínio de email. Dessa forma, cada um dos seus funcionários ou departamentos (vendas, suporte, informações e TI) pode trabalhar com sua própria conta de email: vendas@amandafashion.com, suporte@amandafashion.com etc.
Mesmo que você esteja administrando uma empresa individual, é aconselhável criar uma segmentação entre as diferentes funções com as quais seus clientes vão interagir – por exemplo, enviar faturas de vendas a partir de um endereço de email diferente do utilizado para questões relacionadas a suporte.
Armazenamento seguro: O uso de uma conta personalizada do G Suite oferece bastante espaço de armazenamento – 30 GB, e você contará com ampla segurança automática e controles administrativos completos.
Personalização da sua conta de email: Como a consistência deve ser inerente à sua empresa, você poderá elevar o nível de profissionalismo. Por exemplo, depois de criar seu logo, incorpore-o à sua conta de email personalizada.
Suporte ao cliente 24/7: Se você tiver uma pergunta urgente às 2h da manhã ou no meio do seu dia de trabalho, poderá obter toda a assistência necessária a qualquer momento. Tanto o G Suite quanto o Wix oferecem suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana.
Práticas recomendadas ao criar um endereço de email profissional
Ao seguir as etapas do nosso guia para criar um email com domínio próprio, tenha em mente algumas das práticas recomendadas.
Use um formato padrão nos seus emails profissionais. Quer você tenha uma empresa individual, uma com muitos funcionários ou planeje fazer contratações à medida que crescer, convém manter um formato consistente para cada conta de email corporativo criada no decorrer do processo.
Decida com antecedência qual é o estilo mais adequado para a sua empresa. Entre as várias opções, estão o uso apenas do primeiro nome (colaborador@seudominio.com), o primeiro nome e a inicial do sobrenome (colaboradors@seudomínio.com) ou o nome e o sobrenome completos (colaboradorsobrenome@seudominio.com). Manter um formato único facilitará o contato de qualquer pessoa com áreas específicas da sua empresa, bem como com pessoas de dentro delas.
Tenha endereços de email para cada departamento. Embora você possa ter construído relacionamentos com clientes com base em nomes pessoais, o uso de nomes genéricos para identificar departamentos específicos de uma empresa facilita a comunicação entre seus clientes e as áreas de vendas, atendimento ao cliente, informações e outras. Conforme mencionado anteriormente, você pode criar várias contas de email para a sua empresa.
Adicione uma assinatura de email. Essa parte do texto é adicionada ao final de uma mensagem e contém as principais informações de contato, inclusive o número de telefone e o cargo. Uma assinatura de email profissional às vezes apresenta um logo ou outro tipo de conteúdo relacionado à presença online de uma marca ou pessoa, como links para as contas em redes sociais.
Proteja seu email. Um cliente de email adequado oferecerá proteção avançada contra phishing e malware, necessária para qualquer negócio online. O Gmail exibe avisos e move emails não confiáveis ou prejudiciais para a pasta de spam. É importante que você esteja atento à segurança da sua conta de email para manter o seu negócio e seus clientes protegidos.
Perguntas frequentes sobre email profissional
Quanto custa ter um email profissional?
O custo de ter um email profissional exclusivo depende do provedor que você escolher. Alguns provedores oferecem email profissional gratuito, enquanto outros cobram uma taxa mensal ou anual.
O custo também varia de acordo com os recursos de que você precisa, como espaço de armazenamento, número de endereços de email que podem ser criados e nível de suporte. Quando você cria um email profissional com o domínio do seu site, ele pode custar mais do que um fornecido pelo provedor.
Devo pagar por um email profissional?
O fato de você pagar ou não por um email profissional depende das suas necessidades específicas. Se você for uma pequena empresa com um orçamento limitado, talvez consiga usar um provedor de email gratuito. Mas se você precisar de mais recursos ou suporte, talvez seja necessário pagar por uma conta de email corporativo premium.
Aqui estão alguns dos benefícios de pagar por um email profissional:
Endereço de email personalizado: Você pode criar um email personalizado com o nome da sua empresa. Isso fará com que seu endereço de email pareça mais profissional e ajudará a criar confiança entre os clientes.
Maior espaço de armazenamento: As contas de email profissional geralmente oferecem um espaço de armazenamento maior do que as contas gratuitas. Isso significa que você terá mais espaço para armazenar suas mensagens, anexos e contatos.
Segurança aprimorada: As contas de email profissional normalmente oferecem recursos de segurança aprimorados. Isso inclui recursos como filtragem de spam, proteção contra vírus e autenticação de dois fatores.
Suporte mais eficiente: Os provedores de email profissional em geral oferecem um suporte superior ao dos provedores de email gratuitos. Isso significa que você terá acesso a assistência técnica se precisar de ajuda com sua conta de email.
O que é hospedagem de email?
A hospedagem de email é o processo de armazenamento e entrega de mensagens de email. Quando você cria uma conta de email, suas mensagens são armazenadas em um servidor que pertence e é operado pelo seu provedor de email. Ao enviar uma mensagem, o provedor a entrega ao servidor do destinatário.
Há dois tipos principais de hospedagem de email:
Hospedagem compartilhada: A hospedagem compartilhada é o tipo mais comum de hospedagem de email. Quando você usa a hospedagem compartilhada, suas mensagens são armazenadas em um servidor que é compartilhado com outros usuários. Essa é a opção mais econômica, mas também oferece menos flexibilidade e controle.
Hospedagem dedicada: A hospedagem dedicada é uma opção mais cara, mas oferece mais flexibilidade e controle. Quando você usa a hospedagem dedicada, suas mensagens de email são armazenadas em um servidor exclusivo para você. Isso significa mais espaço de armazenamento e largura de banda, além de maior controle sobre as configurações da sua conta de email.
Leia também: os 7 melhores exemplos de mensagem de ausência.
Confira nossos templates de site de negócio e leve sua empresa para um outro patamar.
Por Hanna Kimelblat
Blogger & Growth Marketing Expert - Português
